Напишете в google – Как да комуникараме промяна/ Change communication/ и най-вероятно ще откриете най-добрите практики и изявления като:
„Важно е да напишете и предадете силна история“
„Трябва да общувате често, ясно и последователно, използвайки различни канали!“
„Кажете на хората ползите за тях!“
„Бъдете конкретни за това, което ще бъде различно!“
„Уверете се, че вашите служители разбират какво се случва, за да могат да приемат промяната!“
Всяко едно от тези твърдения има смисъл, но никое от тях не е полезно, за да ви помогне да разберете какво да направите, за да ангажирате хората.
Помислете за това, особено ако вие сте отговорни дадена промяна да се случи и сте в ролята на съветник на Мениджмънта по този въпрос. А сега си представете, че някой досаден човек на промяната се приближи до вас и каже: „Здравей Жоро, това е за теб, готов ли си да приемеш промяната?“ Или „Ей, Жоро, ето какво конкретно променяме в твоята работа. Моля, кажи ми на какъв процент си от приемането на промяната, за да го впиша в нашия доклад.“ Какво би направил?
Непрекъснат поток от информация и ограничено място за събирането й
Ето и някои идеи, практическите техники и мисли по-долу, които използваме като стратегии и тактики за успешна комуникация на промяна:
Информиране на хора за определени етапи от промяната (имейли, бюлетини, публикации в блогове, плакати на стената и т.н.)
Въвличане на спонсорите, за да покажат колко е важна промяната
Събиране на отзиви за промяната (анкети, изпратени по имейл и т.н.)
Провеждането на уъркшопи / събирания за успешна комуникация на живо
Провеждане на Коучинг за мениджърите, за да могат да предадат посланието на своите хора
Обучение, подкрепа, success stories и т.н.
Да, това са техники за предаване на информация. Но често те не са достатъчни, защото хората виждат в тях сценарии или подозират изкривяване на информация.
Били ли сте в ситуация, в която един ден отивате на работа и разбирате, че компанията ви е закупена от друга, или обявяват преструктуриране и се озовавате с нова позиция и задължения. Каквито и промени да сте преминали – уволнения, съкращения, смяна на екипи, използване на нови софтуери, нови начини на работа, нови проекти, най–желаният начин да разберете какво се случва е да отидете до източника на промяната и да имате диалог. Да може да зададете въпросите, които имате.
Голямата картина, „Стратегия за успешна комуникация на промяната“ или както искате да я наречете
Да знаете каква е промяната, как ще я достигнете, какво може да се комуникира открито и прозрачно и какво трябва да остане скрито. Например, ако промяната изисква да уволните 100 души, прозрачността може да не е най-добрата идея в краткосрочен план. Трябва да познавате културата на вашата организация и как „тя“ обикновено реагира на промените.
Защо / Кога / Как / Колко / Как да получавате обратна връзка и какво да правите с нея
Вашата промяна не е единственото нещо в главите на хората ви. Само от социалните мрежи те получават постоянно известия за нова информация, за промени в статуса. Информацията е навсякъде, залива ни постоянно, което причинява претоварване и трудно съсредоточаване на мозъка върху важните неща.
Ето няколко идеи, които може да използвате, когато се чудите как да подходите.
Мислете като маркетинг експерт: кампании, автоматизация на работния процес, проследяване на съобщения и др. Ако можете да използвате платформи за автоматизация на маркетинга като SendLane или Active Campaign, ще можете да персонализирате съобщения за хора и групи хора. Например, ако някои хора взаимодействат с всяко съобщение, те вероятно се нуждаят от по-малко последващи съобщения и повече диалог. За хората, които никога не отварят съобщенията, те може би имат нужда от индивидуална среща или промяната наистина не им се отразява много добре. Така или иначе мисленето като маркетинг е изключително полезно за разбиране на вашите „клиенти“.
Изпращането на съобщение трябва да доведе до диалог. Трябва да знаете кои са тези хора в организацията, които приемат промяната, и как те влияят на останалите хората. Както споменах по-горе, хората, взаимодействащи с вашите маркетингови кампании, са тези, които вече са спечелени. Включете ги във ваша полза – да покажат на останалите как и защо приемат промяната.
Рекламирайте там, където са хората. Това не е тайна – във всеки офис има много глупости по стените, рекламиращи вътрешни срещи, нови програми за служители и други. Ключът е как да бъде чуто вашето съобщение в целия шум?
Вмъкнете лъжливи слухове: Да, точно така. Пуснете грешна информация в мрежата и вижте какво излиза. Чух няколко истории на компании, които използват Slack или други анонимни форуми, които позволяват на служителите да публикуват слухове за потвърждение или отричане.
Диалог – когато имате нужда от смислена дискусия и съгласуване
1. Използвайте Lean coffee правилно – това е техника, която се прилага, за да се види реалното приемане на дадена промяна или тема. Вие като човек, водещ промяната, сте фасилитаторът. Групата решава темата, за която да говори. Вие водите записки кой присъства, какви въпроси има, за езика на тялото, настроението им, общото отношение и как другите реагират на диалога.
Овладейте желанието да контролирате разговора и да не се отклонявате от темата. По-важно е да оставите диалога там, където трябва.
2. Ако имате план за успешна комуникация на промяната – визуализирайте го. Не бива да обяснявам това. Ако не можете да видите работата, не може да я управлявате.
3. Без извъртане на въпроси – При големи събирания на служителите, събития и др. Използвайте платформа или друг инструмент, за да получите обратна връзка по безопасен начин. Не извъртайте съобщенията и не задавайте въпросите. Нека го направят служителите.
4. Никога не казвайте „Вече ви казах това!!!“
5. Многообразие и приобщаване – Поканете всички на разговор в town hall, Lean coffee и други сесии, подпомагащи диалога. Смесете хора от различни отдели и йерархични нива, за да могат да споделят перспективи.
6. Социално доказателство – по време на сесиите за диалог, оставете хората да разказват истории за своя опит, да споделяте информация, може и в сесии тип Световно кафене.
Най-важното е позицията, която заемате, независимо дали давате информация или фасилитирате диалог. Вашата позиция е най-важният фактор, който повлиява прилагането на тези техники.
Ако се притеснявате каква информация ще излезе, може би искате да контролирате повече. Ако се притеснявате, че хората няма да изкажат теми за обсъждане, ще се изкушите вие самите да сложите определени.
Намерете баланс
Има време и място за споделяне на информация и диалог. Това, което предлагам, е да преосмислите фразата комуникация на промяната, защото смяната на езика може да доведе до промяна в подхода ви.
Двупосочната комуникация не е същото като диалога. Понякога това, което се разбира под двупосочна комуникация, е получаване на обратна връзка за това, което сте казали и изясняване на това, което казвате.
Най-ефективната, успешна комуникация е диалогът и вашата цел е да го осъществите.