Какво е лична ефективност
Какво представлява личната ефективност и как да я увеличим? Следвайте тези лесни стъпки и постигнете целите си за ефективност.
Може да сте свикнали да мислите за производителността от гледна точка на вашия екип, но какво ще кажете за собствената си производителност? Независимо дали сте мениджър, член на екип или сте на свободна практика, има много прости неща, които може да направите, за да извлечете повече от деня си. Нека видим как.
Защо личната производителност е толкова важна?
Пандемията COVID-19 обърна света на труда с главата надолу. Бизнесът трябваше да бъде супер стегнат, да върти услугите си, да реорганизира работната си сила. Както и бързо да премине към гъвкава или отдалечена работа.
Това увеличи фокуса върху производителността. Организациите се притесняват дали хората ще продължат да бъдат толкова продуктивни, когато работят от вкъщи. Всъщност на Световният икономически форум през 2020 г. мнението на 78% от бизнес лидерите е, че хибридната работа от офиса и от вкъщи ще навредят на производителността.
Но докато бизнес лидерите са скепитчно настроени, реалните данни показват, че всъщност личната ефективност на хората нараства. Няколко проучвания отбелязват скок в производителността на хората, а не спад. В друго проучване, 94% от служителите казват, че тяхната производителност е по-висока или същата като преди COVID. Друго изследване показва, че служителите в хоум офис имат по-малко непродуктивно време и по-малко разсейвания от служителите в офиса.
Организациите се фокусират върху измерването на производителността на служителите и сътрудничеството в екип. Тогава как ние като индивиди еволюираме в начина си на работа? Дистанционната работа означава да имаме повече отговорност за управление на личната си производителност, но как да го направим?
Докато традиционалистите, занимаващи се с производителността разглеждат задачите, може би е време ние да разгледаме производителността по-гъвкаво. Може би дори трябва да започнем да измерваме личната ефективност.
Първо, нека започнем да разглеждаме резултата и след това да намерим действията и поведението, които са довели до успех. Както и тези поведения, които са ни възпрепятствали.
Трябва да разгледаме цялостно, производителността и по отношение на личното благосъстояние. Широко известно е, че има връзка между личната производителност и стреса. Колкото по-стресиран е човек, толкова по-малко продуктивен ще бъде. Също така, спадът в личната производителност може да е знак, че има нещо нередно с психичното благосъстояние на човека.
Как да измерим личната си производителност?
Има просто уравнение за измерване на производителността: Количеството стойност, което създавате, разделено на броя на часовете, които работите. Човек с висока лична ефективност ще създаде една и съща стойност за една организация за по-кратко време или ще създаде по-значителна стойност за същото време, от човек с ниска лична ефективност.
Проблемът е, че е трудно да се измери личната ефективност по този начин, тъй като не винаги ще имате ясно разбиране за стойността, която създавате. Това е особено вярно, ако работата ви не включва създаване на физически продукт, което прави трудът ви по-труден за измерване.
Така че може да е по-лесно да мислите за ефективността по отношение на общия брой ефективни часове, които имате средно на ден или седмица. Продуктивният час е часът, в който можете да свършите нещата, когато смятате, че можете да се концентрирате върху дадена задача, и да я изпълните, без разсейване.
Много от нас се чувстват по-продуктивни в определени периоди от деня или седмицата в сравнение с други хора. Разсейването варира от внезапни срещи и телефонни обаждания до известия за чат и местеното на прекалено странни работни места. Всичко това ви пречи да свършите „големите неща“.
Проучване от 2019 г., докладвано от Съвета за икономически изследвания в Обединеното кралство, установява, че средностатистическият работник в Обединеното кралство, е бил продуктивен само 2 часа и 53 минути всеки работен ден. Ако приемем, че средният работен ден е около 8 часа, това прави близо 5 часа работа, които са пропилени. Това води до заключението, че ако вашата лична производителност е над 3 часа на ден, вие вече сте по-продуктивни от средностатистически служител в UK.
Що се отнася до измерването на вашата лична ефективност, може да си зададете въпроси като:
Колко време имате средно на ден, за да се съсредоточите върху една конкретна задача?
Ако календарът ви е пълен с административни срещи или ако сте склонни да работите по два или повече проекта едновременно, това може да повлияе на производителността ви.
Колко срещи обикновено имате на ден?
Редовно ли се оказва, че жонглирате с множество задачи или нереалистични срокове?
Ако това се случва често, тогава се предполага, че трябва да преоцените подхода си към работата или просто е необходимо да делегирате повече?
Можете ли да правите редовни почивки, включително обедна почивка?
Прекъсванията са от съществено значение за поддържане на фокуса, така че трябва да отделите време, за да се отдалечите от екрана.
Как да максимизирам личната си ефективност?
Най-важното нещо, което трябва да имате предвид, когато става въпрос за максимизиране на вашата производителност, е че започва с промяна в мисленето. Всички приложения за управление на времето или софтуер за проследяване на производителността в света няма да имат значение, ако главата ви не е на правилното място.
Ето нашите топ 10 съвета за превключване на мозъка на по-висока предавка:
Помислете какво ви задържа фокусирани
Чувствате ли се разсеяни, демотивирани или отегчени по време на работа? Да сте наясно с работното си натоварване и чувствата си е първата стъпка към разбирането и подобряването на вашата ефективност.
Визуализирайте как изглежда един продуктивен ден за вас
Опитайте се да си представите мислите и чувствата, които свързвате с това, че сте продуктивни. Къде сте? По какъв начин мислите? Как изглежда вашият работен модел?
Създайте си план, стъпка по стъпка, за да се опитате да постигнете този идеален ден
Не предполагайте, че можете да постигнете визията в главата си само като я пожелаете и не се опитвайте да правите всичко наведнъж. Вместо това разработете стратегия, за да я осъществите, след това преминете през нея стъпка по стъпка.
Задайте си план за производителност (списък със задачи) за всеки ден
Използването на бележник, за да картографирате дейностите си, е чудесен начин да подходите към деня по-продуктивно. Той също така ви помага да визуализирате приоритетите си, така че ако възникне допълнителна работа, веднага ще разберете къде се вписва в графика ви.
Махнете големите неща по-рано
Ако над вас се задава задача, не забравяйте да се справите с нея възможно най-рано през деня или седмицата. Завършването на най-стресиращата ви работа може да ви помогне да се почувствате много по-позитивни за подхода към останалите неща от вашия списък със задачи.
Разбийте големите задачи на по-малки
Ако се чувствате демотивирани, гледайки огромния мащаб на проекта, опитайте да го раздробите на много по-малки отговорности. След като започнете да отбелязвате малки неща от списъка със задачи, ще почувствате, че напредвате към изпълнението на по-голямата цел.
Наградете се с малки стимули
За всяка задача, която отмятате от списъка си със задачи, отдайте се на удоволствие. Независимо дали става въпрос за 10-минутна почивка пред екрана, питие или няколко минути превъртане на стената в социалните медии, ще се почувствате много по-стимулирани да завършите работата си по-бързо, ако нещо ви очаква в края.
Уверете се, че правите планираните си почивки
Почивката помага за всичко – от концентрация до намаляване на стреса. Така че, макар да си мислите, че работата по обяд е ключът към завършването на работата ви, може би е по-добре да се забавите малко.
Делегирайте или автоматизирайте задачи, ако и когато можете
Когато се окажете с твърде много задачи, не бъдете мъченик. Вместо това намерете някой, който да ви помогне, или още по-добре – намерете начин да оставите технологията да свърши работата вместо вас. Например да използвате бот за изпращане и събиране на резултати от проучванията ви или да отговаря на имейли вместо вас.
Проследявайте производителността си във времето и търсете тенденции (например неща, които редовно ви спъват)
Проследявайте часовете, които прекарвате и бъдете честни, за да записвате вашето ефективно и неефективно време. След като съберете малко информация, погледнете данните и се опитайте да намерите модел на неща, които са ви направили по-продуктивни и такива, които са ви забавили. Можете да използвате това като основа на стратегия за по-интелигентна работа.
Какви техники мога да използвам, за да подобря личната си ефективност допълнително?
Разбира се, ако искате да изведете управлението на производителността си на следващото ниво, винаги можете да се научите на изпитани техники за производителност – има от какво да избирате, за да намерите тази, който ви подхожда.
Ето някои, които да опитате:
SMART метод
SMART означава „Специфично, измеримо, постижимо, подходящо“, „обвързано с времето“. Първо дефиниран от Питър Дракър, този метод е последователност от стъпка по стъпка, за да помогне на хората да си поставят реалистични цели, след което да ги постигнат, като работят по последователен и пряк начин.
Техниката „Помодоро“
Техниката за управление на времето на Франческо Цирило следва проста система за работа в 25-минутни изблици, с редовни почивки между тези кратки спринтове. Той е кръстен на италианската дума за домат, тъй като Cirillo използва таймер с форма домат, за да създаде техниката докато е бил студент в университета.
Личен канбан
Kanban е проста, но ефективна техника за управление на проекти. Необходими са ви само самозалепващи се бележки и таблица с три колони с надпис „Задачи“, „В процес на изпълнение“ и „Готово“. Премествайки бележките отляво надясно през масата, помагате да си визуализирате как изпълнявате задачи, като същевременно получавате пълен преглед на другите си отговорности за деня.
Техниката – яжте жабата сутрин
Метод, вдъхновен от цитата на Марк Твен: „Яжте жива жаба на закуска и през останалата част от деня няма да ви се случи нищо по-лошо.“ Брайън Трейси формулира този хак на ефективността около една проста концепция: Първото нещо, което правите сутринта, да бъде най-предизвикателната задача, така останалата част от деня ще бъде много по-лека.
Методът MoSCoW
Това съкращение означава „задължително трябва да го има“, „би трябвало да го има“, „добре би било да го има“ и „няма да го има“. Това е прост метод за поставяне на задачите ви в йерархия – от най-маловажните до най-неотложните. Задачите „задължително“ са тези, върху които трябва да се съсредоточите веднага (като отговор на важно съобщение), докато задачите „би трябвало“ са неясните цели, които сте си поставили в бъдеще (като например, получаване на повишение).
Системният метод
Този метод е дете на студент по компютърни науки. Методът Systemist се комбинира с приложението Todoist, за да рационализира множество работни потоци, като същевременно помага за балансиране на други странични отговорности.
Първите неща
Известната техника на GTD на Дейвид Алън работи, като се отнася към ума ви като към входяща електронна поща и определя задачи в пет категории: улавяне, изясняване, организиране, отразяване и ангажиране. Той насърчава потребителите да се фокусират върху едно нещо наведнъж, като позволява да се съхраняват други, по-малко критични, задачи или дори да се изхвърлят в кошчето за рециклиране.
Дзен към Готово
Zen to Done или ZTD отвежда GTD на Дейвид Алън една крачка напред. Въз основа на промените в поведението, необходими за адаптиране към GTD, ZTD премахва необходимостта, хората да правят паузи и да мислят за задачите си. Вместо това ги насърчава да продължат напред. Това е много по-полезно за хора, които предпочитат да действат, а не да мислят.
Не прекъсвайте веригата
Известен още като метод на Зайнфелд (въпреки че самият Джери твърди, че няма нищо общо с него), „Не прекъсвай веригата“ учи човек да мисли за всеки елемент, отбелязан в списъка му със задачи като за още една стъпка към изграждането на по-добра версия на себе си в бъдеще. Това е чудесен начин да стимулирате хората, които ценят личния напредък.
Какви инструменти мога да използвам, за да подобря личната си ефективност?
Що се отнася до инструментите за ефективност, тук също имате избор:
Плановете за продуктивност могат да ви помогнат да следите графиците, задачите, проектите и целите на вашия екип. Има много дигитализирани органайзъри и някои хора все още предпочитат добрата, стара хартия.
Модерните органайзъри на времето ви дават възможност за комбинация на проектни задачи с други списъци за задачи. Може също да ги използвате за предварително планиране. Едно от предимствата, които те предлагат, е че може да използвате генерираните от тях статистически данни, за да видите колко време ви отнема извършването на различни задачи.