Излизането от неловка ситуация по време на конферентен разговор изисква малко хумор и смирение.
Ситуацията с COVID-19 тласка хората към телекомуникация, а това води със себе си и рискове. Независимо дали става въпрос за шумни деца вкъщи, поради затворените учебни заведения или работа на неподходящо за комуникация място, несъмнено нещо ще ви се случи. И тъй като все повече и повече комуникирате с колеги от разстояние, използвайки технологични инструменти като Skype, Zoom и други, шансовете за гаф се увеличават с всеки следващ разговор.
Но оставяйки на страна техническите прекъсвания и колегата, който винаги влиза с пет минути закъснение в разговора, докато всички останали го чакат и разговарят, гаф по време на конферентен разговор е напълно възможен. Независимо дали става въпрос за неудобно прекъсване или направен необмислен коментар за колега, гафовете трябва да се признаят и поправят незабавно.
„Това е човешката страна на бизнеса“, казва Барбара Пахтер, автор на „Основи на бизнес етикета: Как да поздравяваш, ядеш и комуникираш своя път към успеха“. – „Това е просто смешно и може да помогне за изграждането на връзка.“
Ето какво можете да направите, когато нещата се объркат:
Смейте се, ако е подходящо
Защото често гафовете по време на конферентен разговор са просто смешни: домашният любимец, който скача в скута ви, хлапето, което иска нещо от мама или татко точно в този момент или напорист съсед, който чука на вратата. В някои случаи тези моменти могат да бъдат използвани ефективно за сближаване с колегите, разчупване на ледовете между хората или просто за повдигане на настроението.
Може би се сещате за известният телевизионен гаф, когато д-р Робърт Кели, професор по политически науки в Националния университет в Пусан, беше интервюиран от Би Би Си и дъщеря му закачливо влезна в стаята, последвана от неговия син и после съпруга, която пък се опитва да ги върне обратно . Професорът не беше критикуван, но видеото става viral в рамките на няколко дни.
Това всъщност направи експерта по-близък с хората, защото той получи повече ефирно време заради гафа и ние все още говорим за това. Това обаче не означава, че трябва да се опитвате да планирате този вид гафове, тъй като това би нарушило достоверността на ситуацията.
Учете се от случилото се и следващият път бъдете подготвени при конферентен разговор
Няма причина да криете, че се обаждате от вкъщи. За това уведомете другите участници какво може да се случи по време на разговора. Направете го независимо дали това е позвъняване за доставаката, която чакате, или домашен любимец, който лае силно по пешеходците. За да сте по-уверени в предстоящите разговори, може да ги планиране по такова време, когато сте сигурни, че неочаквате пратки, гости или дори детето ви ще спи.
Освен това почти всички ще ви влязат в положение, ако знаят, че например детето ви е болно. Започнете разговорът така: “Съжалявам, не исках да отлагам разговора, но имам болно дете вкъщи.“ Така всички ще са наясно за причината за отлагането и няма да има нежелани интерпретации.
Извинете се
Ник Морган е чул много ужасни истории, за гафове по време на конферентни разговори. Той ги е използвал, за да прави изследвания за книгата си “Можеш ли да ме чуеш? Как да се свързваме с хората във виртуалния свят.”. Често хората забравят да спрат звука на телефоните си. Други, решават че трябва да правят по-належащи неща, отколкото да обръщат 100% внимание на разговора.
Понякога хората могат да правят шеги, които нямат намерение да обиждат. Но без контекста на езика на тялото, могат да се приемат като груби, неуместни или направо обидни по телефона. Не забравяйте, че дори и най-обидният хумор може да бъде смекчен с начина, по който се предава на събеседниците. Може да притворите очи, да намигнете, да кимате с глава или да се усмихвате. Но все пак помнете, че нищо от това не се вижда по време на конферентен разговор. Колегите ви може и да знаят, че имате чувство за хумор, но във виртуална среда, човешката връзка е по-слаба. Това е така, защото не сте разменили всички невербални знаци, които да предадат тази информация и на останалите участници.
Решението: извинете се и то не с половин уста.
Направете незабавно и пълно извинение, а след това оставете на хората да реагират на казаното от вас. След като приключи разговорът, продължете с писмено извинение по имейл или вътрешен комуникационен канал.
Имайте предвид, че може да се наложи да уведомите и началниците си за инцидента. Особено, ако гафът е с важен клиент, който може да бъде обиден достатъчно, че да заведе бизнеса си другаде. Отново трябва да сте откровени, честни и напълно извиняващи се. Всъщност това е единственото нещо, което можете да направите в следствие на подобна грешка.
И следващият път пропуснете частта с вицовете. Не си заслужава риска.
Променете времето на срещата
Винаги нещо ще се случи. Например колата ви се поврежда, техниката няма да работи или просто ще забравите за срещата. Това е друг случай, в който всички са чакали вас, а вие не сте се появили. Затова се извинете, като посочите истинската причина. Така тя ще звучи много по-приемвливо от “Сори, несъобразих разликата в часовите зони” и просто поискайте отлагане на срещата. И все пак, ако сте пропуснали обаждането, защото наистина сте объркали часовите зони, следващият път използвайте календара на компютъра си.