Ако се каже, че change management-a изисква change management  може да звучи прекалено опростено, особено за опитен професионалист. Но и практиците в тази област могат да попаднат на препятствия и потенциални неуспехи като забравят да приложат change management практиките към собствените промени.

Успехът ви в управлението на промяната в проектите във вашата организация ще зависи от това как управлявате хората, които прилагат change management-a.

Обущарят ходи бос

Вероятно знаете поговорката: „Обущарят ходи бос“. Въпросът е, че когато работим ежедневно с нещо, може да го пренебрегнем в собствената си работа.

Безброй практици в Change management-a попадат в този капан. Лесно е да се изкушите да потопите глава в красиво решение, само за да извършите грешките, които помагате на други да избегнат. Като професионалист в Chanage management-a ще направите екипи по проекти и просто ще ги оставите да работят. Ще им помогнете да разберат колко е необходима промяната, какви са рисковете ако не се направи промяната и какво не работи днес. Ще кажете на екипа колко е важно да имате активни и видими спонсори, които да демонстрират своята ангажираност. Ще им помогнете да осигурят правилното обучение в точното време в жизнения цикъл на проекта. И ясно бихте обяснили рисковете от прехвърлянето на решението върху служителите.

Когато разсъждавате върху вашите собствени праекти за промяна, може да видите, че използвате Change management-a като свое решение и правите всяка една от грешките по-горе. Не споделяте защо е важно. Не правите цялостна оценка за риска да не прилагате change management и защо има нужда от change management в момента. Не си осигурявате адекватно спонсорство за управлението на промяната. Или изпращате хора на обучение за Change management без подходящ контекст. Или се проваляте  да управлявате индивидуалната и лична промяна на вашите колеги, когато ги помолите да прилагат Change management.

Професионалистите при обучение за Change management -a трябва да прилагат това, което знаят за управлението на промените, за да накарат другите да приемат управление на промените ― и да избягват да оставят обущарят без обувки.

Промени, необходими за успех в промяната

Ето няколко промени, от които се нуждаят служителите във вашата организация, за да осъществите успешен Change management в даден проект:

  • Висшият мениджмънт трябва да станат спонсори на промяната, не само в презентацията, но като активни и видими участници.
  • Мениджърите трябва ефективно да коучват своите екипи като не само обявят промяната, но и да подкрепят хората при тяхното собствено преминаване през нея.
  • Ръководителите на проекти трябва да отделят или да осигурят ресурси за управление на човешката част от промяната и интегриране на дейностите по  Change management в жизнения цикъл на проекта.
  • Спонсорите на проекти трябва да искат или изискват Change management в инициативите, които финансират.

Всяка от тези нужди е специфична промяна в начина, по който индивидът върши работата си. Това е просто като да помолите служител да последва нов процес, да използва нов инструмент или да следва нови изисквания. Когато помолите другите в организацията да прилагат обучение за Change management, често ги молите да променят начина, по който са правили нещата преди. Управлението на тези лични преходи е от основно значение за това, какво означава „Change management takes Change management”/управлението на промяната изисква управление на промяната/.

ADKAR модел

Моделът на Prosci ADKAR описва петте градивни елемента на всяка успешна промяна като:

Осъзнаване – осъзнаване на нуждата от промяна

Желание – желание да се подкрепи промяната

Знание – знание как да се променим

Способност – способност да се упражняват умения и поведения

Утвърждаване/Закаляване – подсигуряване на промяната да остане

За да започне процесът на промяна, човек първо трябва да разбере защо е необходима промяната. След отговор на въпроса „ Защо?“ всеки човек трябва да направи личнен избор дали да участва. След като бъде взето това решение, човек се нуждае от знания какво да промени и как за прилагане на промяната. И накрая, поддържането на промяната предпазва индивида от връщане обратно към старите навици. Този модел се прилага за промени у дома, в обществото и в работата. Той описва петте стъпки, които заедно водят до успешна и трайна промяна.

Сега помислете дали да приложите същите пет градивни елемента към промяната на „прилагане на Change management“:

Осъзнаване – осъзнаване на нуждата от Change management

Желание – желание да се подкрепи Change management-a

Знание – знание как да се приложи Change management

Способност – способност да се упражняват умения и поведения, които изисква Change management-а

Утвърждаване/Закаляване – утвърждаване на прилагане на Change management

Изграждане на съзнателност и желание.

Помогнете на хората да свържат Change management-a с това, което ги интересува:

  • По –доброто управление на индивидуалната страна на промяната води до по-добри финансови и стратегически резултати
  • Покажете, че успехът на организационната промяна е обвързан директно с успеха на индивидуалната промяна
  • Покажете данни, демонстриращи, че ефективното управление на промените значително увеличава вероятността от постигане на целите, завършване навреме и в  бюджета
  • Опишете ненужните разходи и рискове, дължащи се на неефективното управление на индивидуалната страна на промяната
  • Декларирайте пред лидерите, че реализирането на възвръщаемостта на инвестициите, което очакват по проектите, които финансират, изисква ефективно управление на промените и ролята им на спонсор е от решаващо значение

Изграждане на знания и умения.

Помогнете на хората да разберат своите роли:

  • Обяснете ролите и отговорностите и ясно формулирайте какво трябва да правят
  • Споделете най-големите грешки, които правят спонсорите, подчертавайки какво трябва да избягват, както и рисковете
  • Използвайте най-новите изследвания Best practices in Change management
  • Използвайте примери за добро и лошо спонсорство

Изграждане на умения и закаляване.

Помогнете на хората да изпълняват своите роли:

  • Създайте карта на спонсорите;
  • Направете презентации;
  • Ключови съобщения;
  • Примерни съдържания на имейл;
  • Осигурете коучинг;
  • Дайте им признание;
  • Направете го възможно най-лесно за тях да бъдат лицето и гласът на промяната.

След това създайте списък с елементите по-горе за всяка уникална аудитория, за която искате да направите change management, включително:

  • Ръководители на проекти
  • Членове на проектния екип
  • Мениджъри и висши ръководители
  • Специалисти по комуникация
  • Специалисти по обучение и развитие

Професионалистите в Change management трябва да поставят основата на успеха, който започва с третиране на управлението на промените като собствена промяна. Определете кои промени трябва да се случат, включително кой трябва да се промени. Ясно формулирайте какво трябва да направите. Осигурете необходимите обучения, умения и инструменти, за да помогнете на хората, които искате, да направят тази промяна успешна. И накрая, признайте работата на хората, отпразнувайки влиянието, които оказват върху проекта и организацията, когато прилагат change management.